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OA系統對于一個新手來說，很多人都弄不清楚都應該具備哪些基礎的功能模塊，哪些模塊是在企業的辦公過程中使用的頻率最高。

據軟件協會公布2017年OA系統軟件使用報告統計，企業在使用OA系統的過程中使用最多的模塊有3個部分，流程管理、公文管理、信息發布3個功能模塊，這其中人力資源、財務、業務部門的OA信息化內容流轉程度最高。

OA系統經過30年的發展，功能需求變化已經日新月異，但是企業辦公的基礎需求基本一致，OA系統基礎功能有16個模塊，這16個模塊基本可以滿足政府、企事業單位的辦公需求。

企業CIO在選型的時候，不妨自己可以到各個OA系統廠商的試用網址進行功能試用。

目前國內提供免費OA的有點晴OA，提供在線試用付費OA系統的有泛微OA、致遠OA、華天動力OA、藍凌OA、金和OA、通達OA等。除點晴OA以外，其他OA系統的試用都需要用戶先進行注冊，OA系統廠商通過這種方式得到用戶信息，與用戶聯系后發放免費試用測試賬號。點晴OA官網則無需注冊可以直接試用。

1、通知公告

企業使用較多的功能就是通知和公告，這個基本上是企業全員使用的一個功能模塊，OA系統的通知公告包括起草、審核、發布，提醒、瀏覽、回復、檢索7個小功能應用。

2、文件公布

OA系統的文件公布功能是企業使用頻率較高的一項模塊，同時也是全員使用的頻次較高的功能，文件公布包括文件的起草、審核、發布，提醒、瀏覽、回復、檢索7個功能小模塊，這個功能與通知公告功能相近，但是文件公布通常會附傳文檔附件，目前市面上主流的OA系統基本都支持WORD格式的在線閱覽。

3、文件交換

OA辦公系統革新了企業傳統辦公的紙質文件的交換形式，以電子文檔的方式實現了部門與部門，部門與個人，個人與個人三者之間的資料發送、接收、提醒、資料的分類入庫。滿足了企業文件交互的辦公需求，同時也是無紙化辦公的重要進步。

4、信息發布

OA系統都會支持欄目自定義、內容和樣式自定義、流程與權限自定義、信息展示位置自定義，支持在線編輯和圖文混排，支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。

企業在使用信息發布功能時，自定義功能是OA系統發展隨著企業發展變化的重大變革，既符合企業發展所需，同時也是OA系統進化的重要步驟。

5、資料中心

OA辦公系統的資料中心，是企業資料分類存儲的重要功能模塊，從管理員的角度，資料中心是管理后臺的重要功能模塊，資料分類的創建，資料的添加、修改、刪除、共享、檢索，相關系統的資料入庫管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。

6、流程管理

OA系統真正能夠形成體系，幫助企業形成競爭力的主要是企業對“工作流”的應用。OA系統最基礎的應用之一就是工作流程的管理。

OA辦公系統的流程管理主要用于對日常辦公審批流程的處理，它可通過申請、上報、審批、發放等流程動作來設置工作流程并對其進行查詢和監管等。常見的流程包括發文、收文、業務審批，內容起草和制發、文件傳閱、批示處理、工作請示、工作報告、工作交辦，部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等。主要功能包括：待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監控。

工作流說起來“復雜”，實際應用更為復雜，筆者測試過點晴OA、泛微OA、致遠OA、藍凌OA、通達OA、金和OA、華天動力OA，每家公司的工作流設置都非常有特色，從技術手段上看，點晴OA不但是永久免費的，而且工作流程可視化操作界面最為易用，無需編程就可以設置工作流程，對于使用者來說親和度最高。

7、辦公用品管理

辦公用品管理部分，一般是行政部門或者采購部門使用較為頻繁的一個功能，行政部門負責計劃，采購部門負責按照計劃進行辦理，而財務部門負責監督，所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫、出庫，辦公用品申購、申領、審批，辦公用品的修改、刪除、查看詳細。以上3個部門對這個模塊的使用的頻次最高，至于個人的辦公用品申請功能實際可能是每個月一兩次而已。這是傳統的紙質辦公用品申領搬移到OA系統，申領查詢更為便捷。

8、客戶關系管理

這個功能模塊，多是業務部門在使用，早期OA系統出現時，王志東的點擊科技的OA系統就包含了客戶關系管理部分，所以客戶關系管理成為OA系統的一個傳統模塊保留了下來。

客戶關系管理系統是企業與客戶交往過程中所形成的客戶信息資料，企業自行定制的客戶信用分析報告。建立合格的客戶檔案是企業信息管理的起點，是企業日常基礎性工作。

客戶關系管理系統包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能，現在釘釘的銷幫幫CRM的功能基本上就是客戶關系管理系統。

9、人力資源管理

OA系統的人力資源管理是專業HR版本的簡化版本，一般只滿足企業人力資源部門的基本人力資源管理所需，如果是專業級別的人力資源公司使用，那就要購買專業的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫管理、招聘管理、公司或部門用人申請、公司用人匯總、人事檔案管理。

很多公司在選型OA系統時，CIO主管都會咨詢人力資源部門的需求，而人力資源部門在提供需求的時候，大多都是參考專業HR軟件的功能進行功能定義，這個是不現實的，目前國內的OA系統軟件都達不到專業級HR軟件的作用，一般只能滿足人力資源基本功能所需。提醒CIO在選型OA系統時，千萬不要掉進“人力資源管理”陷阱。

10、個人辦公

OA系統的個人辦公部分，實際上是個人自我計劃管理部分，是滿足自我學習和自我監督的重要功能模塊，個人辦公包括計劃任務管理(任務的創建、跟蹤、任務反饋與提醒);個人日程安排與提醒，通訊錄管理、短消息發送、接收、回復與提醒等。

個人辦公功能目前在移動辦公端使用頻率較高，企業員工可以通過個人辦公進行自我時間管理，對個人計劃進行閱覽、修正。是企業員工使用較多的功能。

11、電子郵件功能模塊

企業郵箱功能，是企業內部與內部、內部與外部之間聯系的一個橋梁，通過公司自己的OA系統電子郵件功能，可以統一對員工的業務郵件進行統一管理，既統一提升企業形象，又有助于業務信息的管理，防止重要客戶信息丟失，電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發送箱、已刪除郵件。

企業電子郵件功能可以統一網址后綴，讓員工有歸屬感，同時也可以提升企業在客戶眼中的價值地位。

12、網上論壇

網上論壇部分，實際上公司內部知識分享，內部社交的重要板塊，人力資源部門會比較重視網上論壇功能需求，企業可以可以自行設置分論壇和議題，為員工提供了一個信息交流、溝通和問題討論的空間，實現開放、平等、自由的談論和發言，企業管理部門也可以進行咨詢、解答和收集意見。

網上論壇部分一般也是OA系統生成個人門戶的重要內容板塊之一。

13、事務管理

OA系統基礎功能還包含事務管理模塊，這個模塊包括留言回復、車輛管理、會議室管理。留言版在系統里面提供了一個實名和匿名方式的留言管理功能。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會議室的使用申請、查詢、管理等。

14、考試管理

考試管理是企業知識管理和知識學習的重要板塊內容，早期的OA系統在定義的時候，都會強調知識管理的功能，實際上就是考試管理部分，考試管理一般包含自定義的考試系統，包括考試題目管理、試卷管理、閱卷管理、試卷的評分。

OA系統實際上是國內政府辦公的一個產物，考試管理在政務版尤為重要，政務工作人員可以通過這個模塊進行政務常識、廉政知識、法律知識等知識的學習。

15、系統管理

系統管理功能使用最多就是OA系統的管理員，包括用戶、組織、欄目、權限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權限配置管理功能是按照企業員工職能、職務進行權限分配的重要功能。

16、OA辦公精靈（含PC客戶端和手機移動端）

這是由一個類似于微信或QQ的手機版APP、一個類似QQ的客戶端軟件構成，和OA辦公系統集成于一體，實現信息的實時提醒和審批、在線用戶的顯示、簡易實時聊天功能，短消息顯示及回復等功能。

每個OA廠商叫法不同，點晴、泛微、致遠、華天動力、藍凌、金和、通達等都具有這個功能模塊，這個功能應用于PC電腦端和手機APP端，用戶不需要啟動OA界面就可以直接訪問使用OA。

OA系統還包含很多其他的功能，但是這16個功能模塊基本都可以滿足企業日常辦公所需，諸如個人門戶、微信整合、釘釘整合等都是根據企業所需進行增加或者刪減。萬變不離其中，有了這16個功能模塊作為基礎，企業就可以根據企業業務的情況進行針對性的設計開發。