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撰寫好匯報(bào)材料要抓住三個(gè)環(huán)節(jié)

在實(shí)際工作中，下屬向員工匯報(bào)工作是常有的事情，因?yàn)椋瑢懝ぷ鲄R報(bào)也便是下屬可能會(huì)經(jīng)常要做的工作。

匯報(bào)材料是下屬向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作匯報(bào)時(shí)的文稿，是向上級(jí)反映自身工作開展情況的。向領(lǐng)導(dǎo)提交工作匯報(bào)，看似很平常，實(shí)際很重要。事實(shí)證明，匯報(bào)材料寫得好，就能較好地反映你的工作狀況，得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，更好地推進(jìn)下一階段工作的開展；相反，若工作匯報(bào)材料寫得不好，匯報(bào)內(nèi)容沒有緊貼匯報(bào)的主旨，思路不清，觀點(diǎn)不明，語言拖沓，則會(huì)為你的工作狀況減分。

所以，任何有工作經(jīng)驗(yàn)的人都會(huì)十分重視這件事。那么，怎樣才能寫好匯報(bào)材料呢？下文提出了三點(diǎn)要求。

◆突出主題，做到投其所好

首先，工作匯報(bào)的材料要突出主題。一般來說，領(lǐng)導(dǎo)聽取某部門或某個(gè)人的工作匯報(bào)都有一定的目的性。因此要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，緊緊圍繞領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)來撰寫工作匯報(bào)，切不可偏離主題、答非所問或缺漏匯報(bào)內(nèi)容。

其次，下屬在編寫工作匯報(bào)時(shí)，要考慮到主管領(lǐng)導(dǎo)的特點(diǎn)，做到投其所好。具體來說，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容。

①匯報(bào)內(nèi)容的行文特點(diǎn)要符合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的思維特點(diǎn)和語言風(fēng)格，力求匯報(bào)的思路和語言與領(lǐng)導(dǎo)接近。

②匯報(bào)內(nèi)容要緊貼上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分管的工作。領(lǐng)導(dǎo)分工各有側(cè)重，我們需要針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)所分管的工作，撰寫匯報(bào)材料。

◆分清層次、結(jié)構(gòu)合理

匯報(bào)材料的內(nèi)容，一般包括工作開展情況、工作成績、存在的問題與建議，下階段的工作計(jì)劃等內(nèi)容。在對(duì)如此豐富的信息進(jìn)行編排時(shí)，要做到如下兩點(diǎn)：

①匯報(bào)材料要做到層次清晰、結(jié)構(gòu)合理。

②情節(jié)要簡(jiǎn)單，突出主要情節(jié)，不必事無巨細(xì)、面面俱到。

◆情況準(zhǔn)確，語言簡(jiǎn)潔

匯報(bào)材料是通過匯報(bào)者所寫的報(bào)告向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息，以供其決策所用。因此，工作匯報(bào)材料的語言要簡(jiǎn)潔明快，切忌冗長啰唆。

所以，情況必須要真實(shí)準(zhǔn)確。寫匯報(bào)材料人員，要說實(shí)話、報(bào)實(shí)情，一是一、二是二。講成績時(shí)不能隨意拔高、擴(kuò)大，談問題時(shí)不能回避、掩飾，能夠量化的，要用數(shù)字說話。

案例：

老馬是一家制造企業(yè)的負(fù)責(zé)人，面對(duì)如今日益競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)環(huán)境，他在考慮公司是否要進(jìn)軍一個(gè)新的領(lǐng)域。

于是，他將公司的中高層管理人員召集到一起，就這個(gè)問題進(jìn)行討論。在這個(gè)問題上，主張向新領(lǐng)域進(jìn)軍的老劉和主張先穩(wěn)扎穩(wěn)打、后續(xù)再進(jìn)行業(yè)務(wù)擴(kuò)張的老王進(jìn)行了激烈的爭(zhēng)論。總經(jīng)理老馬一時(shí)難以決定，于是分別讓他們各寫一篇匯報(bào)。

事后，兩人都做了認(rèn)真的準(zhǔn)備。兩天之后，公司再次召開了一次中高層領(lǐng)導(dǎo)班子的會(huì)議。會(huì)上，老劉先作匯報(bào)，講了兩個(gè)多小時(shí)，難免漫無邊際。老王匯報(bào)不到半小時(shí)，重點(diǎn)突出，要言不煩，讓聽者印象深刻。兩人匯報(bào)完后，老馬還是沒有輕易做出決斷，而是說：“再給三天時(shí)間，你們兩人各寫一份書面材料交來。”

三天后，兩人的匯報(bào)材料提交至總經(jīng)理辦公室，老劉寫了將近兩萬字，老王寫了八千字。到第三天下午開會(huì)的時(shí)候，老馬表揚(yáng)老王，說他的這份材料意思清楚，重點(diǎn)突出，論點(diǎn)可以服人，于是他決定暫緩進(jìn)軍新領(lǐng)域的計(jì)劃。

工作匯報(bào)的寫法沒有固定的格式，需要撰寫者認(rèn)真體會(huì)、靈活把握，但重點(diǎn)是抓好內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和語言三個(gè)方面的問題。

來點(diǎn)視覺沖擊吧！圖表比文字更具有說服力

在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作之前，尤其是內(nèi)容的篇幅較大時(shí)，我們大多數(shù)人會(huì)有這樣一個(gè)習(xí)慣：除了用簡(jiǎn)明的語言將主要內(nèi)容羅列出來外，還會(huì)在其中穿插圖表，使其內(nèi)容顯得更清晰、更有說服力。

生物學(xué)家介紹說，人類從眼睛通往腦部的神經(jīng)，要比從耳朵通往腦部的神經(jīng)多好幾倍，而且，從科學(xué)實(shí)驗(yàn)中可以發(fā)現(xiàn)，我們對(duì)眼睛暗示的注意力是對(duì)耳朵暗示的25倍。因此，如果你想要清楚地表達(dá)，你應(yīng)該生動(dòng)地描繪你所說的要點(diǎn)，把你的想法具體化。

美國國家收銀機(jī)公司總裁帕特森就采用了這種方法。他在《系統(tǒng)雜志》所寫的一篇文章中，簡(jiǎn)要說明了他向工人及銷售人員演講時(shí)所用的方法。

“我認(rèn)為，一個(gè)人不能期望單憑言語，讓人了解他的想法，或是掌握住別人的注意力，還需要一些戲劇性的輔助手段。最好是補(bǔ)充圖片，以圖片表現(xiàn)出對(duì)和錯(cuò)的兩面，圖表比語言文字更具有說服力，而圖片又比圖表更具說服力。對(duì)某一主題最理想的表現(xiàn)方法，就是將每一部分說明都配以圖片，而文字與語言只是用來與它們配合。我很早就發(fā)現(xiàn)，在和人們打交道時(shí)，一張圖片勝過我所能說的任何話。”

圖表是一種高效、直觀、形象的表達(dá)工具，它能讓使用者以最少的時(shí)間、以最能沖擊視覺的效果直擊問題的要害。因此，我們說，簡(jiǎn)單的圖表勝過繁瑣的文字，尤其是在作報(bào)告或演示某一內(nèi)容時(shí)。

案例：

為了讓所有員工積極為公司的發(fā)展積極獻(xiàn)言獻(xiàn)策，公司領(lǐng)導(dǎo)會(huì)定期召開員工大會(huì)。在會(huì)上，會(huì)議主講人需要將公司目前的發(fā)展情況清晰地告知大家。下周一又要開員工大會(huì)了，這次，公司總經(jīng)理要求這位新晉升的經(jīng)理——本恩來為大家作這個(gè)報(bào)告。

為了做好這項(xiàng)工作，本恩首先對(duì)行業(yè)的現(xiàn)狀、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手公司的情況及本公司的現(xiàn)狀等方面做了很多的調(diào)查和研究，獲得了很多有價(jià)值的信息，因而他對(duì)即將要完成的這份報(bào)告充滿著信心。就在他高興之余，他突然想到一個(gè)問題，這么多的內(nèi)容我如何才能讓別人看起來更清晰、簡(jiǎn)潔呢？有了，本恩很快便想到了一個(gè)好主意——用圖表來傳遞信息。

經(jīng)過幾天的準(zhǔn)備，會(huì)議開始了，輪到本恩發(fā)言時(shí)，他說：“各位領(lǐng)導(dǎo)、同仁們，早上好！現(xiàn)在由我來向大家作報(bào)告，報(bào)告的主題是向大家介紹一下目前業(yè)內(nèi)狀況和市場(chǎng)形勢(shì)，在此基礎(chǔ)上，我針對(duì)公司下一步的發(fā)展方向提供一點(diǎn)兒我的建議。請(qǐng)看大屏幕……”

在一段簡(jiǎn)要的文字說明后，緊接著出現(xiàn)了幾張圖表，在圖表中，公司的市場(chǎng)份額、銷售增長率等信息都清晰地展現(xiàn)在聽眾面前。本恩在上面給大家作簡(jiǎn)要的說明，下面的聽眾也很清楚他所講述的內(nèi)容。不多久，一場(chǎng)精彩的報(bào)告便結(jié)束了。

報(bào)告闡述完畢，下面響起了一片熱烈的掌聲。

圖表化的演示，讓他不需要作太多的補(bǔ)充，就能讓聽眾從中讀出所有的信息。的確，繁多的資料會(huì)讓人看起來很疲勞，而圖表則不一樣。圖表言簡(jiǎn)意賅，但所反映出來的信息卻很豐富。因此，在工作匯報(bào)時(shí)，我們應(yīng)充分運(yùn)用圖表這一工具，將我們所要表達(dá)的內(nèi)容和信息通過它，讓領(lǐng)導(dǎo)“一目了然”地看到。

目前，圖表已被廣泛運(yùn)用到企業(yè)的各類文件中，然而，如何更形象、直觀地用圖表來闡述我們所要表達(dá)的內(nèi)容呢？對(duì)此，我們給出了如下兩點(diǎn)建議。

◆遵循“越簡(jiǎn)單越好”的原則

圖表的制作需遵循“越簡(jiǎn)單越好”的原則，我們只需將所要反映的信息用圖表表達(dá)出來即可，而不是要將它做得多絢麗多姿。

◆圖表使用不宜過多

有效地運(yùn)用圖表確實(shí)為我們的工作帶來了便利，但凡事過猶不及。如果單純地是串的圖表常常會(huì)令人感覺到枯燥，并且用的圖表越多，記住它的人反而會(huì)越少。