為什么企業(yè)上了ERP系統(tǒng)，效率反而更低了？

畢竟一句“上了ERP，效率反而變低了”并不能概括所有可能的情況——

• 是某個車間效率變低了，某條生產(chǎn)線效率變低了？還是企業(yè)整體效率變低了？

• 是一線員工還是管理層效率變低了？

• 是在ERP實施前期效率較低，還是實施后一直萎靡不振？

• ……

這些背景信息不搞清楚，這個問題可沒辦法回答全面了。

下面我就從多個維度深入分析，幫助題主解決疑惑——

• ERP系統(tǒng)本身和實施過程中存在的問題

• 企業(yè)在什么階段引進ERP系統(tǒng)也很重要

• 如何正確看待ERP系統(tǒng)與降本增效的關(guān)系？

• 橫評+縱評：如何選擇ERP系統(tǒng)開發(fā)方式

• 優(yōu)秀的ERP系統(tǒng)功能展示

一、ERP系統(tǒng)：潛在效率問題

ERP系統(tǒng)上線之后，理想狀態(tài)下應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)：

下單后計算有沒有庫存貨物？沒有存貨要生產(chǎn)補貨，要計算需要生產(chǎn)多少？生產(chǎn)這些貨物對應(yīng)多少原材料？需不需要備料？備料周期多長？在什么時候哪些原材料到貨……

以上這些問題通過資源調(diào)整確定后，再交給業(yè)務(wù)部門（采購、倉儲、生產(chǎn)計劃、車間部門等）執(zhí)行，業(yè)務(wù)執(zhí)行完成后的數(shù)據(jù)再打回到ERP中，流向財務(wù)端，具體表現(xiàn)在：

• 銷售在線下訂單，下訂單的時候能能自動聯(lián)動出該產(chǎn)品的庫存，如果產(chǎn)品有貨，系統(tǒng)自動給庫存管理員建一條發(fā)貨流程待辦；

• 如果產(chǎn)品沒貨，自動給生產(chǎn)部門下發(fā)生產(chǎn)單；

• 生產(chǎn)單又能夠聯(lián)動出該產(chǎn)品需要哪些生產(chǎn)原料，自動和庫存中的原料數(shù)據(jù)做匹配，識別原料是否缺貨，缺貨的話給采購員建一條采購待辦流程；

• 采購收到待辦后，會給生產(chǎn)管理員一個預(yù)期到貨時間，生產(chǎn)管理員能基于原料到貨時間去調(diào)整排產(chǎn)計劃；

• 然后在預(yù)期時間內(nèi)完成生產(chǎn)，發(fā)貨，客戶收貨打款、財務(wù)在系統(tǒng)中確認收款，訂單完成。

1.系統(tǒng)與實際業(yè)務(wù)的脫節(jié)

然而可能存在系統(tǒng)與實際業(yè)務(wù)流程不完全匹配的情況，而對系統(tǒng)進行定制以適應(yīng)特定業(yè)務(wù)需求，需要額外的時間和資源。下面對3種引進系統(tǒng)的方式的不足之處進行說明——

（1）自主開發(fā)

• 開發(fā)周期：必須遵循需求評估、編寫代碼、聯(lián)調(diào)測試、上線發(fā)布等流程，周期以年計

• 業(yè)務(wù)適配程度：定制開發(fā)，適配程度高

• 迭代敏捷程度：需要重走流程，以及對需求排期，周期長

• 成本：人力成本和部署成本高

• 后期運營：需自主運維，難度大

（2）購買標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品

• 開發(fā)周期：可能需要二次開發(fā)或者項目人員進場部署軟件，周期以月計

• 業(yè)務(wù)適配程度：解決標(biāo)準(zhǔn)化需求，難以實現(xiàn)個性化需求，適配程度低

• 迭代敏捷程度：依賴廠商對需求的排期，周期長

• 成本：軟件購買成本和部署成本高

• 后期運營：需自主運維，難度大

（3）外包開發(fā)

• 開發(fā)周期：受到時間差異、溝通障礙和合作伙伴管理等因素影響，開發(fā)周期長

• 業(yè)務(wù)適配程度：外包團隊可能不了解企業(yè)特定的業(yè)務(wù)流程和需求，ERP系統(tǒng)的定制程度不夠

• 迭代敏捷程度：與企業(yè)內(nèi)部團隊相比，可能反應(yīng)迭代變更的速度較慢

• 成本增加：如果發(fā)生需求變更或溝通問題，可能需要額外投入資源解決

• 后期運營挑戰(zhàn)：后期系統(tǒng)維護、升級和支持可能面臨問題，外包團隊可能難以提供及時響應(yīng)和支持

2.系統(tǒng)實施過程中的問題

要實現(xiàn)理想流程的前提是：高精度的數(shù)據(jù)，嚴(yán)謹規(guī)范的流程。例如——

• 產(chǎn)品部門需要將所有產(chǎn)品及其相應(yīng)的物料清單（BOM）進行徹底整理并上傳到系統(tǒng)中；

• 生產(chǎn)部門則需梳理產(chǎn)品的全部工序以及所需物料；

• 庫存部門則必須對倉庫進行全面盤點，記錄每件成品、半成品和原料的當(dāng)前數(shù)量，并結(jié)合產(chǎn)品清單和物料清單進行數(shù)據(jù)錄入。

簡而言之，所有參與物料流轉(zhuǎn)管理的部門都必須對物料編碼、精準(zhǔn)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計并錄入系統(tǒng)，這才能為ERP系統(tǒng)提供可運算的基礎(chǔ)。這一步驟可能耗費至少一個月的時間，這會成為企業(yè)運作中的一個瓶頸。

然而，在實施過程中可能存在以下問題——

首先，員工可能不愿意投入精力。例如，生產(chǎn)主管雖然熟悉每個生產(chǎn)工序及其所需人力和工藝參數(shù)，但這些數(shù)據(jù)僅存在于其經(jīng)驗之中，未經(jīng)過準(zhǔn)確統(tǒng)計。此時，要求其迅速整理出大量精確數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確度必然不高。

其次，即使數(shù)據(jù)錄入完成，基礎(chǔ)產(chǎn)品數(shù)據(jù)也可能存在錯誤。例如，在整理BOM物料清單時，可能出現(xiàn)諸多錯誤，如型號、尺寸、數(shù)量等方面的錯誤。

另外，在企業(yè)剛開始應(yīng)用此系統(tǒng)時，因員工意識不足，員工可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入不及時、錯誤錄入或敷衍塞責(zé)的情況，導(dǎo)致數(shù)據(jù)異常，許多企業(yè)因擔(dān)心此類問題會持續(xù)存在而放棄了ERP系統(tǒng)的應(yīng)用。

二、企業(yè)在什么階段引進ERP系統(tǒng)？

ERP系統(tǒng)的功能和優(yōu)勢只有在和具體的企業(yè)情況結(jié)合起來時才能發(fā)揮出最大價值

對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)而言，從設(shè)計、上線、使用、運維到廢棄的全過程，都會存在著階段性的不同的痛點，也就是需求要滿足。而ERP系統(tǒng)，在各個階段面對不同類型的需求時會發(fā)揮不同的價值。

1.系統(tǒng)開發(fā)階段：業(yè)務(wù)管理創(chuàng)新工具

小步快跑、快速迭代，跑通業(yè)務(wù)MVP模型，驗證業(yè)務(wù)價值

業(yè)務(wù)背景：

• 需求不清晰

• 需求變化快

• 創(chuàng)新研發(fā)預(yù)算緊缺

• 試點成本高

第一種作為創(chuàng)新工具，驗證業(yè)務(wù)價值。用戶可對一個沒有合適系統(tǒng)的場景進行從0到1開發(fā)，并跟隨業(yè)務(wù)需求變化不斷調(diào)整迭代，最終達到穩(wěn)定使用階段后，可將該階段經(jīng)驗復(fù)用，規(guī)劃后續(xù)場景的落地方案。在這里各行各業(yè)都有一些典型的業(yè)務(wù)管理創(chuàng)新場景，比如制造業(yè)的精益改善、合理化建議；零售業(yè)的空中巡店等等。

如果企業(yè)是在這個階段上ERP，那么你口中的效率低很可能是因為以下這些原因——

• 規(guī)范業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；

• 引導(dǎo)用戶理清需求，共同進步；

• 從點到面建設(shè)新業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)看板。

也就是說：

從0到1開發(fā)，效率難以快速顯現(xiàn)，需要時間成長。

2.系統(tǒng)持續(xù)建設(shè)階段：萬金油補全工具

統(tǒng)一承接非核心業(yè)務(wù)的管理需求

業(yè)務(wù)背景：

• 大量中基層需求被忽視

• 數(shù)據(jù)分析鏈路斷裂

• 核心系統(tǒng)周邊業(yè)務(wù)管理不落地

• 邊緣業(yè)務(wù)需求被忽視

• 業(yè)務(wù)部門間拉通協(xié)作沒有留痕

第二種使用方式就是在面對企業(yè)已有核心系統(tǒng)但仍存在部分空白場景的情況時，引進ERP系統(tǒng)，滿足業(yè)務(wù)的急迫需求。

這種情況下，可以這樣解釋“效率低”的問題：

正在梳理新業(yè)務(wù)線流程，和原有系統(tǒng)對接數(shù)據(jù)，耗時長見效慢

3.系統(tǒng)老化升級階段：老系統(tǒng)升級工具

逐步替代老系統(tǒng)功能，打通功能斷點，節(jié)省文員

業(yè)務(wù)背景：

• 無法兼容移動端

• 數(shù)據(jù)分析、看板缺失

• 業(yè)務(wù)流程無法調(diào)整

• 依賴文員

第三類場景就是面對一些老系統(tǒng)功能不再能支持企業(yè)日益增長的需求，需要逐步遷移老系統(tǒng)到新EP系統(tǒng)，完成系統(tǒng)的升級迭代，給業(yè)務(wù)部門更好的體驗。

系統(tǒng)迭代需要設(shè)計、開發(fā)和測試，員工需要時間來適應(yīng)新系統(tǒng)

三、企業(yè)管理層視角：如何評估ERP效率

1.長期視角：實施初期效率暫時下降

ERP系統(tǒng)的實施初期常伴隨著效率下降，這種情況通常是暫時的。

因為ERP不僅是一個技術(shù)性工具的應(yīng)用，更是一種戰(zhàn)略性的業(yè)務(wù)改變，它需要管理者和員工逐步適應(yīng)和完善。

通過全面數(shù)據(jù)整合、流程標(biāo)準(zhǔn)化和優(yōu)化，ERP系統(tǒng)能為企業(yè)提供更準(zhǔn)確的決策支持和業(yè)務(wù)增長所需的彈性支持，長期收益和益處是顯而易見的。

舉個例子，一家制造公司在實施ERP系統(tǒng)后，初期可能遇到員工培訓(xùn)和流程調(diào)整導(dǎo)致的效率下降。然而，隨著時間推移，ERP系統(tǒng)整合了銷售、生產(chǎn)和庫存的信息，使得：

• 管理層能夠更迅速地獲得關(guān)鍵數(shù)據(jù)，并從中做出更準(zhǔn)確的預(yù)測和決策；

• 生產(chǎn)部門通過ERP系統(tǒng)更好地管理原材料的庫存，有效調(diào)整生產(chǎn)計劃以適應(yīng)市場需求的變化；

• 這樣的優(yōu)勢使得公司在長期內(nèi)能夠更靈活地應(yīng)對市場挑戰(zhàn)，實現(xiàn)更高效的運營和持續(xù)的增長。

2.全局觀念：公司層面效率大大提升

個別部門或車間的效率下降并不代表整體效率下降，ERP其實是提高企業(yè)管理能力的工具、方法、和策略。因此，ERP系統(tǒng)提升的是企業(yè)管理的效率，而不是一線員工的。

ERP系統(tǒng)是為管理者服務(wù)的，為管理層服務(wù)的。不是為操作層服務(wù)的。

❌以前手工管理，管理層管無所依、理無所據(jù)，所以操作層很方便，但對管理層而言，就是瞎子摸象、說的簡單點，憑經(jīng)驗“瞎”管。

✅有了ERP系統(tǒng)后，對于一線員工來說，上ERP短期內(nèi)是增負的事情，原本一個電話、一條微信打個招呼就能解決的事情，現(xiàn)在需要用手機或者電腦，對所有經(jīng)手的業(yè)務(wù)進行統(tǒng)計、填表，填的不規(guī)范或者漏填了還要被罰；但對管理者來說，這些數(shù)據(jù)、流程規(guī)范之后，想看什么數(shù)據(jù)就非常方便，還能通過數(shù)據(jù)去調(diào)整企業(yè)運營動作，很多之前找不到原因的問題可能也就迎刃而解了。