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某制造企業(yè)，原材料采購入庫時(shí)候倉管員分不清是含稅或不含稅，于是一刀切都按含稅入庫。但是材料又分普票和專票，種類有幾百種，一個(gè)月下來入庫記錄有上千條。這上千條的記錄都需要會計(jì)去一一核對入庫的價(jià)格是否正確，這無疑是增加了很大的工作量。

我在工作中也遇到過這種情況，非?？鄲?，每個(gè)月到了月底，都需要拿著入庫單和發(fā)票一一核對，發(fā)票沒來的時(shí)候就需要去找合同，但發(fā)現(xiàn)合同有些都沒有，遇到這種情況，就只有去找采購，采購大爺（不是口誤就是大爺）高興還給你找找，不高興的話壓根都不會理你。工作在各種內(nèi)耗中無限拖延，成本計(jì)算只需要一兩天，核對工作卻遲遲無法結(jié)賬和完成。但是會計(jì)結(jié)賬和報(bào)稅都是有法定截止日期的，為了不延誤報(bào)稅，只能有啥核對啥，先結(jié)帳報(bào)稅，等次月發(fā)票來了以后再紅沖或者反結(jié)賬。有些沒做過的朋友可能不太明白，這不就是貨來票沒有來的正常業(yè)務(wù)嗎？但是做過的就知道，當(dāng)月領(lǐng)用了入庫價(jià)格不準(zhǔn)確的原材料，發(fā)票來了以后做暫估處理，產(chǎn)生的差異是需要紅沖產(chǎn)成品或者主營業(yè)務(wù)成本的。增加工作量的同時(shí)，還可能會引起稅務(wù)預(yù)警，并且成本分析中材那塊就會不準(zhǔn)確，材料往來賬也會出錯(cuò)。引起的連鎖是1+1=5的效果。

當(dāng)然問題總是存在的，總需要想辦法解決，我的前任會計(jì)是個(gè)小白沒有多少經(jīng)驗(yàn)，為了簡化這個(gè)問題，就逼庫房按照發(fā)票上的金額和數(shù)量入庫，這樣既不會產(chǎn)生數(shù)字價(jià)格上的差異，也不會產(chǎn)生入庫數(shù)量上和合同的差異，似乎完美地解決了這個(gè)問題。我剛到公司做管理的時(shí)候，就發(fā)現(xiàn)這么一個(gè)致命的問題，這樣的做法不僅無法精確地核算成本，而且對于財(cái)務(wù)監(jiān)督的職責(zé)是致命的打擊。

于是，我就去了解這種情況產(chǎn)生的原因，了解庫房流程以及庫房人員的背景和性格（先去人事拿人員的入職檔案、再去庫房和他們聊人生、聊家庭、看他們的工作流程、如何入庫、如何抽檢、如何和采購對接、如何和質(zhì)檢對接）。接著再去采購部門了解他們的工作流程（如何確定采購量、合同如何簽訂、合同是否區(qū)分價(jià)稅分離、大額原材料采購合同是否采用招標(biāo)方式、來料不符如何與庫房和供應(yīng)商銜接）

通過一段時(shí)間的了解，發(fā)現(xiàn)問題有很多：

1、庫房人員是非專業(yè)的，是以前生產(chǎn)部門轉(zhuǎn)過來的一個(gè)已婚媽媽。人很踏實(shí)能干，100多斤的東西說扛就扛，工作也有耐心。但局限于專業(yè)知識的缺乏，對于批號管理、庫位管理、收發(fā)貨管理、單位換算、如何抽檢壓根是門外漢，更不要談到如何梳理流程。

2、庫房人員素質(zhì)一般，基本停留在只會做個(gè)簡單表格的程度，對于最小單位顆粒度、ERP模塊的銜接、編碼的管理和流程、對于這些壓根是天方夜譚。

3、以發(fā)票為準(zhǔn)入庫，不以實(shí)物為主入庫（前任會計(jì)要求的）。發(fā)現(xiàn)原材料實(shí)物和發(fā)票對不住以后，居然做紅出紅入的騷操作。

4、由于存在異地倉，存在以圖片為準(zhǔn)入庫。

5、采購、庫房、財(cái)務(wù)工作脫節(jié)，采購不知道庫房實(shí)際來了多少貨。庫房不知道實(shí)際要來多少貨和價(jià)格，財(cái)務(wù)不清楚他們的工作，以發(fā)票為準(zhǔn)來做賬。

6、贈送、樣品、補(bǔ)貨等問題。

當(dāng)然，還存在其他各種問題，這里就不一一舉例了，再說一下入庫方面的問題。

在了解這些情況下，如何解決問題才是關(guān)鍵，源頭在于采購，問題的根本原因在于流程不通，這里的流程不僅是財(cái)務(wù)流程而是采購、庫房、財(cái)務(wù)三個(gè)部門的流程未梳理溝通。解決這樣的問題就要跳出財(cái)務(wù)（不能像前任會計(jì)一樣要求庫房以發(fā)票為準(zhǔn)入庫）而歸于財(cái)務(wù)（分清楚三部門的責(zé)權(quán)利、將財(cái)務(wù)部門從救火隊(duì)員變成一個(gè)監(jiān)督者和抽查者）。操作如下：

第一步、將材料劃分成主材、輔材、包材、低值易耗、勞保等（根據(jù)性質(zhì)和用途），并在系統(tǒng)中當(dāng)都設(shè)置。

第二步、根據(jù)實(shí)際情況，統(tǒng)一將主材、輔材、包材規(guī)定只能提供專票、低值易耗、勞保因?yàn)閷?shí)際采購量比較小，規(guī)定只提供普票（如有特殊情況，采購自行錄入價(jià)格）

第三步、確定庫房入庫標(biāo)準(zhǔn)，取消以發(fā)票入庫的騷操作，以及發(fā)票來了庫存系統(tǒng)做紅沖紅入的操作。庫存以實(shí)際入住為準(zhǔn)，并確定直發(fā)入庫的標(biāo)準(zhǔn)。

在做完前面三步以后，運(yùn)轉(zhuǎn)和糾正了一段時(shí)間，接著再梳理：

第一步、解決三部門對接問題，以前多采用微信群里發(fā)照片的方法（既不正規(guī)也容易漏分不清楚責(zé)任和權(quán)力、又解決不了問題），取消微信對接，改用釘釘行政對接合同的簽訂與通知。

第二步、上線系統(tǒng)的供應(yīng)鏈全部模塊（涵蓋采購、庫房、財(cái)務(wù)、質(zhì)檢等部門）區(qū)分責(zé)任和權(quán)力，打通整個(gè)流程。

直到最后上線系統(tǒng)，這個(gè)問題才徹底解決，中間用了將近一年的時(shí)間?？此坪唵蔚膯栴}，需要多部門來配合，過程中不僅增加了庫房的崗位，招聘了一名有稍微有經(jīng)驗(yàn)的庫房人員，同時(shí)還需要對各部門人員灌輸財(cái)務(wù)的思維，還要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)等等。這些都是急不得的事情，需要因勢利導(dǎo)、循序漸進(jìn)。