SAP系統物料分類賬詳解及月結檢查步驟培訓

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2024年7月23日 17:3 本文熱度 1621

背景分析

中國會計準則規定，對存貨的核算必須采用歷史成本法，即實際成本法，如果企業采用計劃成本法，例如標準成本進行日常核算，應當在月末結算成本差異，或將計劃成本調整為實際成本。

為滿足中國的會計準則，在傳統的手工帳時代，對于業務量較大的企業，人們更傾向采用“加權平均法”計算物料實際成本，即在物料發生業務時，產生的憑證只有數量，不包含金額，當月末計算物料的實際成本后，再補齊整月憑證；另一種處理方式是“先進先出法”，但這種計價方式工作量大，適合于業務較單一的中小型企業。

從效果來看，這兩種結算方式并沒有真正的體現出財務管理的思想，因為技術條件的限制，這些做法只是機械的迎合會計準則的需要。管理學認為，對企業財務的控制應當分為事前計劃，事中控制及事后分析，而單一的事后核算對企業現代化發展，毫無幫助。所以，采用標準成本法進行計價，為絕大多數咨詢公司所推薦。

在SAP系統中，如果物料的計價方式為標準價，并且系統沒有啟用物料分類帳功能，當業務發生的實際價與標準價不一致時，系統會自動計算差異，并將這筆差異計入表外科目，這些差異通常會在月結時，手工分攤至銷售成本和庫存子項目中。但這種做法并不能夠使企業了解每種物料的實際成本，因為分攤差異并沒有對應到具體的物料。

如何在SAP中計算出物料的實際成本？如何才能將差異，分攤至每一種物料？帶著這兩個問題，我們進入下一階段的講述。

啟用物料分類帳的前提

對于差異的處理，SAP提供了多種解決方案，下面，我們將以采購差異為例，對比不同的處理方式，從而明確啟用物料分類帳的前提。

下圖是進行采購收貨時產生的會計憑證：

可以看到，因為采購價與標準價的不一致，產生了-4095.82元的材料采購差異，對于這筆差異的處理方式，我們可以采取的措施有以下幾種。

結轉至銷售成本

如果差異較小并且相對平穩，我們可以將所有差異直接通過手工帳的方式，直接結轉至銷售成本。在西方國家，這是一種非常普遍的差異結轉方式，但在目前中國的會計制度下，這種方式仍存在爭議。

這是傳統手工帳時代的思想，這樣做的好處就是：簡單。壞處就是：過于簡單。如果差異較小，這樣做是可行的，但在目前激烈的市場競爭環境中，采購壓力越來越大，隨著近年來不斷升高的通脹壓力，工業原材料的價格水漲船高。價格的波動將直接導致差異的增加，如果將巨額的差異直接轉至銷售成本中，這將直接影響本月的損益，導致利潤虛低，這將成為審計上的風險，同時，這也限制了企業對物料實際成本的管理。

期間分配法

從上一種方法中，我們可以了解到，當采購差異很大時，我們原則上不允許將差異直接轉至銷售成本中，我們采取的方式是，將差異在銷售成本和物料中進行分攤，舉例來說，如果本期共生產A物料100PC，銷售60PC，40PC存入倉庫，采購差異為200元，則銷售成本需分攤120元差異，庫存應承擔40（80）元差異。其中，庫存所承擔的差異，又將經過多級滾算，分配到不同的產成品、半成品、原材料中，從而還原出物料的實際成本，并將另一部分差異，結轉至銷售成本。

目前存在的問題

如果需要在SAP中實現期間分配法，我們可以采用物料分類帳，來實現所謂的“成本還原”。但物料分類帳也有一些不足之處。

如果要使用物料分類帳，建議使用標準價格體系，因為移動平均價已經是一種實際價格，不需要進行還原。并且如果使用了物料分類帳，所有物料的標準成本，必須在當月物料發生業務交易之前進行修改。原因是物料分類帳計算的邏輯，是以標準價為唯一標準，經和實際價對比后計算差異，修改標準價格將導致計算差異依據的變更。所以財務部門必須提前規劃好標準價格的發布時間。

物料分類帳對企業后勤業務的管理水平，有相當的要求。因為如果要將差異正確的進行分攤，那就必須指定每一筆差異所對應的物料、發生原因等關鍵數據。某些不規范或不合理的業務，將直接影響差異分攤的正確性。例如盤點差異，如果企業每月都會進行盤點，實盤庫存與系統庫存差異巨大，這部分差異將無法正確的進行分攤，導致實際成本的不正確。

除此之外，因為物料分類帳關于庫存差異的分攤是層層上滾的，如果產品BOM的層次比較復雜，半成品較多，很可能導致系統運行緩慢，影響月末CO結算速度。

綜上所述，啟用物料分類帳的前提有：

Ø 采用標準價格對物料進行管理

Ø 企業材料采購差異較大，價格不穩定

Ø 企業物料數量較少，BOM結構較為簡單

Ø 企業管理規范，有能力建立相關配套制度

注意：原則上如果物料使用移動平均價時，也可啟用物料分類帳，但移動平均價反應的已經是實際成本，所以啟用物料分類帳的意義不大。

物料分類帳差異分攤原理

首先明確一點，無論是否使用物料分類帳，只要系統使用了標準價格甚至移動平均價，發生業務時都有可能產生差異。簡單的說，物料分類帳不會對差異的產生造成影響，物料分類帳真正的作用是規范了差異的分攤，并利用分攤的結果，計算物料的實際成本

差異類別

在講述差異分攤的原理之前，首先需要介紹的是差異的類別，物料分類帳中，差異分為兩類：單層差異、多層差異。

簡單的講，單層差異就是物料自身所產生的差異，例如材料采購差異、生產訂單差異、發票校驗差異、期初導入差異等。

多層差異一般是由這個物料的下層物料分攤而來的差異，例如生產訂單中，投入到這張訂單中的物料所差生的差異，這部分差異主要由BOM結構來確定，位于BOM底層的物料不會吸收多層差異，但會向他的上層物料分攤自身的單層差異，這筆差異對于底層物料來說，是由單層差異引發的，而對上層物料來說，是一種多層差異，所以多層和單層的概念是相對的，不能一概而論。

差異分攤原理

下面我們將舉例說明差異分攤的原理。假設產成品F001，該物料的BOM結構如下：

這5個物料當月進銷存情況如下：

則這5個物料的差異分攤情況如下：

舉例分析物料R003差異走向：

Ø 首先原材料R003因為自身原因，產生了一筆300元的單層差異。R003當期的消耗與庫存之比為1：2，所以應當上滾的單層差異為100元，應當被庫存所吸收的差異為200元。

Ø R003將100元的單層差異上滾至半成品H001，原因是H001是R003的上層物料，生產H001需要投入R003。這100元便成為H001的多層差異，同時，H001因為自身生產而發生了100元的單層差異，并且H001還從R002吸收了20元的多層差異，在月末結算時，H001的總差異為100+100+20=220元。

Ø H001當期消耗與庫存之比為1：1。所以應當上滾的總差異為110元，應當被庫存吸收的差異也為110元。

Ø F001吸收了下層物料R001和H001共計160元的多層差異，與此同時，生產F001產生了80元的自身差異。當月F001的總差異為50+110+80=240元。

Ø 當月F001全部出庫，因為F001是頂層物料，所以F001的出庫被認為是銷售出庫，F001的240元差異將直接進入當期損益，即銷售成本。

差異計算邏輯

目前差異的計算邏輯仍存在分歧，主要有兩種計算方法：

Ø 按照數量分攤差異；

Ø 按照實際成本分攤差異。

按照數量分攤差異

簡單的說就是按照累計庫存與消耗之比分攤差異。

生產訂單共消耗該物料3268件，當期累計庫存為8998件，總差異為150，計算公式為：

當期消耗 / 累計庫存×總差異 = 消耗承擔的差異

按實際成本分攤差異

簡單的說就是通過累計庫存和當月差異，計算出物料的實際成本，公式為：

[（期初庫存 + 當期收貨）× 標準價 + 差異 ] /（期初庫存 + 當期收貨）= 實際成本

根據實際成本與當期消耗所對應的價格進行對比，計算得出消耗所應承擔的差異，公式為：

（標準成本 – 實際成本）× 消耗數量 = 消耗承擔的差異

而庫存承擔的差異計算公式為：

總差異 – 消耗承擔的差異 = 庫存承擔的差異

這兩種差異計算邏輯的正確性有待進一步研究。但廣義上講，第一種理解更具普遍性。

物料分類帳的前臺操作

物料分類帳前臺的操作，主要有兩部分，分別為日常處理及月末結算。

日常處理的主要工作由后勤模塊執行，關鍵在于規范業務流程，避免某些不合理業務的發生。

月末結算時需要注意的有：

Ø 物料分類帳月結流程；

Ø 處理未分配、未分攤差異；

Ø 分析錯誤差異產生的原因。

物料分類帳的日常處理

在實施過程中，首先需要明確，企業中有哪些業務，是與物料分類帳有沖突的，例如物料轉物料。

啟用物料分類帳，是對企業管理水平的一次考驗，如果企業內部的業務操作都是合理的、符合相關操作手冊的，啟用物料分類帳對企業的影響很小。但如果目前企業的管理較為混亂，則有必要加強企業的內部管理，特別是生產、采購方面管理，并對現有業務進行調整，優化流程，保證差異的合理分攤。

所以在實施物料分類帳之前，建議對客戶進行系統性的培訓，內容除了常規的系統培訓外，還應當包括一下幾點：幫助企業建立一系列規章制度；明確職責權利；嚴防不規范的操作發生，這類業務主要包括以下幾點：

生產訂單不規范的跨月投料

在使用SAP的過程中，物流與信息流之間，往往會存在一定的時間差，例如當產成品入庫后，倉管員往往會在物料進入倉庫一段時間后再進行系統過賬，這在平日里對SAP的影響可能并不大，但在月末時，這種影響將是危害性的。舉例來說：

財務部門在月末關閉上月的物料期間，如果某企業采用的是先收貨后投料的生產方式，在上月末，車間為了趕指生產標，將剛生產完畢的工件過賬入庫，而與此同時，原材料倉儲部門卻沒有及時在系統中，將這部分料發至生產訂單，導致這類訂單有產出，無投入，該入庫物料的實際成本將虛低。所以建議在設計業務流程時，后勤顧問需要尤其關注月末車間的這類情況，及時制定流程進行規避。

非生產性成本中心領用物料

成本中心領用物料是常見的后勤業務。發生這種業務可能的原因包括以下幾點：

Ø 車間輔料耗用；車間中某些輔料無法直接對應到生產訂單，或價值較低無需耗用大量管理資源，將其搭建到BOM中。這時，企業會將這些物料直接投入該車間的成本中心，月末通過作業價格重估將這部分制造費用分攤到當月訂單。

Ø 工件報廢；某些企業的報廢工件無法準確對應到訂單，于是簡化了報廢流程將報廢件直接發入成本中心。

Ø 其他損耗；同上。

對于上述的成本中心領料，月末結算時物料的差異將直接進入所對應的成本中心。如果是生產性成本中心，則差異會根據作業價格重估重新進入到生產訂單，在該車間的生產訂單中進行統攤。但如果對應的是非生成性成本中心，則差異只能進損益，這不但有違我國的會計準則，更會使實際成本計算不準確。

物料轉物料

物料轉物料在企業中也是一種常見的業務，發生這種業務一般是由替代料，或主數據不準確而造成，使用物料分類帳后，將不允許這種業務的發生，原因如下：

首先舉例說明物料轉物料中的差異流轉情況：

如上圖所示，企業中發生兩筆物料移動：

Ø 第一筆為從物料A移動至物料B，移動類型為301

Ø 第二筆為從物料B移動至物料A，移動類型也為301

也就是說，物料A、B互為上層物料，月末物料分類帳結算時，物料A存在一筆單層差異，因為物料A曾經轉到了物料B，所以差異理應分攤至物料B，成為物料B的多層差異。

而物料B又轉到了物料A，物料B所吸收的這筆多層差異又會被物料A所吸收，于是在兩個物料間，差異無法進行正確分配。

訂單技術性關閉的后續處理

企業中經常會發生這類業務：訂單投料后，發現制造出來的工件不是所需的，于是在訂單沒有任何產出的情況下，將其TECO，但不對已經投入該訂單的物料進行處理。這些物料的投入，在月結時會自動進入訂單差異科目，但這些差異卻無法找到吸收的對象。

如果投入到該訂單的物料存在單層差異，則這部分差異也必須找到一個歸集的對象，即這些物料的上層物料，但此時，這張訂單已經關閉，上層物料沒有任何產出，也就不能吸收任何差異。于是，這部分差異將無法進行分攤。

按單物料的管理問題

在SAP中，對物料存在多種形式的按單管理，比如按單生產、特殊的按單庫存及按單的結算等。要保證這類業務的開展，必須在物料移動或其他相關單據發生業務時，指定相應的銷售訂單行項目。

對于物料移動來說，大多數企業都能夠做到明確銷售訂單行項目，但對于某些非物料移動的業務，則明確難度較大，如發票校驗，如下圖所示：

該物料入庫數量為1，但總差異達23萬。原因是該物料是一個按單的物料，物料分類帳能夠區分按單物料和非按單物料的差異。該物料按照訂單收貨，在發票校驗時，產生了一筆23W的采購差異，但該物料并沒有按照訂單進行校驗，從而，按單的發票校驗的差異，直接進入該物料非按單的庫存中，直接導致該物料非按單庫存的實際價格異常。

總體來講，物料分類帳的日常處理，主要可以理解為規范后勤業務，財務部門的工作主要是監控，所以我們可以將物料分類帳理解為一種工具，一種提升企業管理的工具。

物料分類帳的月末結算

通過對日常業務的處理、分析，月末時，財務部門需要對收集而來的數據進行整理、計算，并最終得出物料的實際成本。物料分類帳的結算應該在結算生產訂單之后，結轉費用及出具報表之前進行。在月結時，我們需要注意以下幾個方面：

物料分類帳月結流程

物料分類帳的結算主要通過9個步驟執行，事務代碼CKMLCP，如下圖所示：

這個9個步驟的操作方式如下：

第一步：確定月結的工廠

注意：相互間有物料移動的工廠，必須同時進行物料分類帳的結算，否則將導致價格異常。

第二步：選定備選工廠中的物料。

這里可以選擇特定物料計算成本。

第三步：確定物料計算順序。

系統將自動確定計算差異的先后順序。

第四步：計算物料自身差異（計算單層差異）。

Ø 如果已經執行過這一步，建議選擇“不要處理”來跳過部分沒有價格變動的物料；

Ø 當單層差異導致物料實際成本改變過大時，可以定義警告及報錯信息，及時了解價格變動幅度較大的物料；

Ø 計算價格的基準可以是物料的標準價格，也可以是物料月末的移動平均價。

第五步：計算多層差異

系統允許按物料、工廠、評估類型進行選擇需要計算的物料

Ø 可以按照差異的大小，發送警告或錯誤消息。

Ø 當產生循環bom時，系統可以自動處理。舉例說明循環bom，如下圖所示：

該物料消耗自身進行生產，導致了差異無法分攤，這是典型的循環bom，也是后勤需要避免發生的業務。不過系統可以自動識別這些錯誤，并按照業務類型確定自身應當承擔的差異。

當差異異常導致物料價格為負時，系統能采取備選取價策略，防止負價格的出現。一般來講，當物料的實際價格為負時，系統會自動不吸收這筆可能使物料價格為負的差異。這筆差異將成為一筆未分攤差異。

第六步：計算物料實際成本。

執行計算程序，計算物料實際成本，該步驟可以理解為測試運行，不產生任何憑證。

第七步：產生差異憑證，將差異進行過賬。

當確認實際成本后，系統將根據上一步的結果，產生差異過賬憑證。

第八步：將實際價格發布至物料的標準成本。

注意：在項目中一般不將實際成本發布至標準成本，原因有兩個：

Ø 物料分類帳結算一般在月結尾進行，而月結一般需要3-10天，所以當實際成本計算完畢后，已經不能發布至當月的標準成本，失去發布意義。

Ø 標準成本一般作為物料的考核價，長期不變，而實際成本可能會因為當月的價格波動而改變，所以發布意義不大。

物料分類帳月結后續處理

分析結完物料賬期后，每個期間的物料結算狀態（S_ALR_87013180）

結算完成后，狀態為01和70是正常的

分析物料實際成本

在完成第六步后，建議使用值流監視器，事務代碼：CKMVFM，如下圖所示，對物料實際成本數據進行分析、核對，如果發現差異異常的物料，可以在正式差異過賬前對后勤業務進行調整。調整完畢后，按照調整內容，如果涉及成本中心或生產訂單，則可以考慮對生產訂單重新結算。如果涉及面不廣，則僅需對物料分類帳重新結算。調整完畢后，再進入到第七步。