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供應商庫，在有些企業也被稱為“供應商池”、“供應商目錄”。

一個企業，即使還沒有建立完善的供應商管理體系，企業經營班子也會期待并要求采購部門建立供應商庫。

供應商庫，不是一份簡單的供應商名單，是依賴供應商管理體系建立的記錄供應商信息的數據庫。

一、建立供應商庫合不合法（規）？

為什么要說這個問題？

因為現實中有一種觀點，認為建立供應商庫，對政府采購來說，是不合法的；對企業采購來說，是不合規的。理由是：

“建立供應商庫排除一部分供應商的，違反了公平競爭原則。任何單位和個人不得采用任何方式，阻撓和限制供應商自由進入本地區和本行業的政府采購市場。

《中華人民共和國政府采購法》第三條：政府采購應當遵循公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實信用原則。”（摘自“律臨”網站）

但我們在進行招標采購時，不論是公開招標還是邀請招標，最終都有經過資格審查的入圍投標方名單。

因此，可以說，不合法的不是建立供應商庫，而是將一部分供應商故意排除在外的行為。

二、建立供應商庫應遵循哪些原則？

要使供應商庫合法、合規，切實服務經營，建立供應商庫應遵循以下原則：

（一）公平、公正、公開原則。

應在公平、公正、公開的原則下開展供應商庫的建立。公平、公正、公開主要是指評價指標。公平和公正很好理解，至于為什么要公開？為什么我公司自己的規則還要公開？

因為如果不告訴供應商評價指標，供應商就無法往我們所期待的方向去努力，而且會給外界一種“說你行，你就行，不行也行；說你不行，你就不行，行也不行”的錯覺。

（二）合適原則。

供應商的選擇，一定是基于“5R”的，而非最低價的。即選擇有利于當前企業發展的適配供應商。

（三）動態更新原則。

供應商庫不是封閉和靜態的系統，應實行“優勝劣汰、動態更新”。

（四）充分競爭原則。

對于同品類、可比較的供應商，應實行同樣的評價指標進行準入，廣泛尋源，應評盡評，在入庫前應充分競爭。

不能雪藏供應商，或設置個性化門檻，阻擋合格供應商準入。

三、怎么建立和管理供應商庫？

建立和管理供應商庫，建議按下面六個步驟：

第一，品類管理。

對采購的物料進行分類。因為不同行業的供應商特性可能相差很大，不宜放在一起比較和評價。

如可以劃分為原料、輔料、包裝材料、MRO、固定資產、工程、營銷服務、軟件服務等。

關于品類管理的文章，可參考《采購品類管理》。

第二，制定供應商檔案。

我們需要收集和記錄供應商哪些信息，供應商檔案就要設置哪些字段。比如：

第三，制定供應商準入評價機制。

制定符合公司目前發展需要的供應商準入評價機制，要與品控、研發、生產等部門討論，設置合理的指標。

指標不宜過寬，失去準入意義；不宜過嚴，造成無法滿足供貨；不得設置傾向性和排他性指標。

供應商準入評價機制，可參考《供應商準入管理辦法》。

第四，過程評價。

企業經營情況不是發展的、動態的。因此，我們需要對供應商庫中的供應商進行過程評價。

過程評價頻次可以按季度、半年度或年度，需要采取文審、績效評價和現場評價相結合的方式，現場評價可以采用飛行檢查和例行檢查。

關于供應商評價，可參考《供應商評價表》《供應商現場考察打分表》。

第五，供應商輔導。

我們進行供應商評價的目的，是讓供應商庫中的供應商績效滿足我們的要求，從而不斷優化我們的經營成果。

針對供應商評價結果，我們要持續做供應商輔導，以督促和幫助供應商改善。

供應商輔導，可參考《供應商輔導》。

第六，動態更新。

市場是變化的，我們要保持對供應商庫進行動態更新，讓優秀的供應商進入供應商庫，淘汰不合格且無改善預期的供應商。

保持供應商庫動態更新，可以有效防止熵增，促進供應商結構優化。

還可以通過不斷敞口尋源和市場調研，合理調整供應商評價指標，避免傾向性和排他性造成不公平競爭。

供應商管理，可參考《供應商管理和審核關鍵點》《供應商管理制度》。

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