當我們在快餐店買漢堡時，在購物小票上看到的是商品的名稱，比如雞腿堡。在快餐店后臺系統里，這個漢堡對應的是一個獨特的編號，通常是由字母和數字組成。在物料需求計劃流程中，我們使用編號識別物料，并制訂計劃。在ERP系統中，我們通過物料編號訪問、查詢、分析相關數據。因此，清晰一致的編號是至關重要的。為了防止混淆，我們必須為每種原材料、組件、半成品和成品分配一個編號。物料編號有3個基本原則，即使用簡單的、數字的和按順序分配。越簡單越好。如果使用字母加數字，請不要把兩者交叉在一起。我們可以想象一下機動車號牌，滬A12345和滬A12C4E，哪個號碼更容易記憶？顯然是前者，因為它沒有混合使用字母和數字，顯得更為簡潔。另外，使用較短的數字可減少讀取或輸入錯誤的幾率。即使是八位數的數字，在第一個數字不為零的情況，也能容納 9千萬個獨特的物料。最理想的編號是純數字。首先，在數據庫中，使用數字消耗的資源更少，存儲、查詢、分析數據的速度更快。其次，數字的錯誤率更低。根據一項研究顯示，如果是純數字的編號，在數字小鍵盤上輸入的錯誤率是三千分之一。而擁有字母和數字的編號，輸入的錯誤率為三百分之一，是純數字的十倍。這是為了便于進行數據管理。假設三位數的純數字編號從100開始，接下來的編號是101，102。。。直至999。
物料編號通常是在產品設計階段創建的。因此，工程和運營部門應合作開發一個統一的編號系統，以滿足雙方的需求。更改現有的編號系統需要耗費大量的人力和時間。在此過程中可能會出現錯誤，客戶訂單交付也可能受到影響。因此，在設計編號系統時需要各職能部門進行溝通，并充分考慮未來的需求。舉個例子，公司A的工程部門喜歡用物料的漢語拼音加上數字進行編號，目的是為了便于記憶。后來，該公司實施了ERP項目，決定使用物料的圖紙號碼進行編號，這意味著需要改動大量的現有編號。公司A的員工早已習慣了原來的編號，在新系統上線以后，人們花了很長的時間適應新的編號，以致員工都怨聲載道。這個要求應該是常識，即所謂的“一一對應”，不需要做任何的討論。遇到了工程變更，是不是要用新的編號呢？如果變更導致了物料的形狀、顏色、尺寸或功能發生修改，那么應該給物料一個新的標識號，而不僅僅是工程修改號。新的物料可以替代舊的物料，但是需要給它一個新的編號，這樣做有助于準確的數據統計、批次管理、物料追溯和成本計算。如果僅是變更了外包裝，而且商品的性能沒有發生改變，可以使用原有的編號。我們在網絡購物時會遇到商家把新老包裝的商品隨機發貨，就是因為它們的編號沒有改動，倉庫根據先進先出的原則出貨。有些部門希望對同一物料使用不同的物品編號，例如根據產品系列和客戶編訂不同的號碼，然而這種做法會增加庫存的總持有數量。在企業內部使用同一套編號可以提高內部和外部溝通的清晰度。有一個真實的案例，公司B有一個客戶升級了ERP系統，為了適配新系統的要求，該客戶更改了物料編號。公司B的銷售卻遇到了難題，原因在于公司B系統中物料編號只能對應客戶的舊的物料編號，新的編號對公司B來說是一個新的成品，盡管它沒有進行任何的工程變更，甚至包裝都是一樣的。當客戶使用新的物料編號發布采購訂單，雖然公司B倉庫里有成品庫存，但是不能發貨，因為系統中沒有新的物料編號對應的成品號碼，需要重新創建。雖然客戶更改物料編號是偶然發生的事件，但是它導致了公司B無法履約交付。如果舊的編號的物料還有庫存，公司B必須要更改這些產品的編號，否則就會成為廢棄庫存，因為客戶不再使用舊的編號下訂單了。由于公司B使用的系統過于呆板，無法實現在企業里只使用一套物料編號，給所有的人都帶來了額外的工作量和困擾。有些企業貪圖方便，直接使用了客戶的編號，這可能會泄露商業機密。在創建物料編號時，可以使用客戶代碼加上順序號的組合，生成一個“加密”的號碼。企業不要使用供應商的零件編號。使用企業自己的編號可確保在供應商更換時，零件仍能保留相同的編號。企業只需要在采購清單中維護不同供應商的價格，就能使用同一個編號管理多個供貨渠道的物品。將創建物料編號的工作分配給一名專業人員，他應該是訓練有素，而且懂得數據庫工作原理、物料編號的規則和重要性。在編號時，我們應使用相同數量的字符，例如10個字符。如果同時使用字母和數字，則字母和數字的相對位置應保持一致。舉個例子，可以使用固定的2個前綴字母加上8位數字的組合，字母的位置始終保持在前兩位。動車和高鐵的二等車廂的座位號是A、B、C、D和F，唯獨缺少了E。有些飛機的經濟艙座位分為左右兩排，座位號分別是A、B、C和J、K、L。為什么會這樣設置？就是為了避免出現混淆。英語的E和數字1的發音很像。有些人英語的B和D的讀音分不清。在物料編號中存在同樣的規則。我們在使用混合數字和字母標識時應避免混淆。例如，大寫字母I和數字1，字母Z和數字2，以及大寫的字母O和數字0可能會混淆。這些問題在純數字系統中可以避免，但是在字母數字混合使用的情況下需要格外注意。設計系統時要考慮擴展性。修改現有的、但不完善的物品編號系統需要耗費大量的資源和時間，可能會影響客戶訂單及時交付，還可能引起誤解、混亂和潛在的錯誤。
該文章在 2024/8/1 8:55:33 編輯過
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