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1、郵件地址下載并解壓縮后，由于每一個地址文件都很大，必須將其分割成多個文件，以適合群發軟件的發送要求，一般群發軟件每次每文件發送數量以1 -10萬為宜。

推薦采用[郵件列表管家]來對地址文件進行分割處理。它可將很大的地址文件按要求分割成指定數量的多個小文件，也可將多個小文件合并為一個大文件，并可去除重復的郵件地址。

2、群發郵件時，最好將屬于同一個服務器的郵件地址整理成一個地址文件列表，然后再進行發送。如可將xxxx@21cn.com的所有郵件地址先整理成一個文件后再發送，這樣發送速度會提高很多。

推薦[電郵列表管理器] Mail list management，它可從一個混雜的郵件地址列表中將指定的服務器、國家等郵件地址分離出來，還可對郵件地址進行排序、去除錯誤的郵件地址等多種強大功能。

3、每一個郵件地址不一定是永久有效的，如國內很多網站的免費郵箱，如果連續三個月不使用網站就要刪除，因此最好把所擁有的郵件地址過一個時期進行一次檢查校驗，去除失效的郵件地址。最為有效的方法就是采用在線校驗。

[郵件在線校驗器] Advanced Maillist Verify 是一款非常不錯的郵址在線校驗軟件，它采用模擬向被校驗郵箱發信，而實際上又并沒有發出的方式來對檢查郵件地址的存在與否，而且速度很快。（這三款軟件在郵件列表管理軟件里面下載）

4、群發郵件時，一定要注意郵件主題和郵件內容的字詞書寫，很多網站的郵件服務器為過濾垃圾郵件設置了常用垃圾字詞過濾，如果郵件主題和郵件內容中包含有如：大量、宣傳、錢等字詞，服務器將會過濾掉該郵件，致使郵件不能發送成功。 因此在書寫郵件主題和內容時應盡量避開你心目中認為的有垃圾字詞嫌疑的文字和詞語，才能順利群發出郵件。

5、由于每一款群發軟件在設計時發送參數都略有不同，所以不是每一款群發軟件都能發送郵件到任何一個郵箱。 如：一款群發軟件可發送郵件至21cn.com、sohu.com、263.net等，但卻不能夠發送郵件至sina.com、etang.com。而另一款群發軟件卻可發送郵件至sina.com、263.net、etang.com、sohu.com等，但它不能發送郵件至21cn.com。這種情況在免SMTP 群發軟件中尤為突出。 因此，要盡可能全面的群發郵件到不同的郵箱，群發郵件前最好先申請多個免費郵箱，并用多款群發軟件進行相應的發送測試，根據測試結果再選擇不同的群發軟件有針對性的對不同的郵箱群發郵件。

6、群發軟件中的發送線程是指同時可并發郵件數，可以這樣理解：當發送線程設置為 100時，相當于用100 臺電腦同時發送郵件。發送線程數越大，發送速度肯定就越快。 雖然很多群發軟件可設置數百甚至上千個發送線程，但使用時必須根據你的上網帶寬進行設置，如設置數過大，超過你的上網數據傳輸能力，電腦將會提示錯誤、藍屏或死機。 一般情況下，56K 撥號上網一般不能超過20個發送線程，ISDN不能超過50個發送線程，ASDL根據分配帶寬可設置為100 個甚至更多的發送線程。 當然，要設置數量較多的線程發送郵件，除滿足以上條件后，你的電腦配置還必需提高，要設置100 個以上的發送線程時，電腦配置至少應為P2以上。 但也不能盲目加大發送線程，有的服務器會限制同一時間來自同一個IP地址的線程訪問數量，如果超過服務器規定的線程數，即使連接到了服務器，但服務器也不會有響應，當然也不會發送出郵件。

7、您所發信的內容不要有一行很長的文字，請適當的加一些回車換行。

8、什么是DNS 服務器 ：人們習慣記憶域名，但機器間互相只認IP地址，域名與IP地址之間是一一對應的，它們之間的轉換工作稱為域名解析，域名解析需要由專門的域名解析服務器來完成，域名解析服務器即是 DNS 服務器。 DNS在很多群發軟件中的作用是尋找接收郵件的服務器，如果您的機器是直接連上 Internet 的，很多群發軟件會自動尋找，即使不是，軟件中一般也附帶了幾個 DNS 服務器，您可以不對此作任何設置。如使用的是不能自動尋找而軟件中也沒有附帶DNS服務器地址的群發軟件，可向當地Internet服務提供者詢問。

9、最好不要設置太多的線程數量，雖然很多群發軟件最大可以達到1000個線程。除非您認為您的機子速度足夠快、內存足夠大、上網帶寬足夠寬！

10、有些群發軟件具有XP顯示界面，對于內存不大，處理速度教慢的機子，最好不要使用默認的XP界面，此界面的重畫會占用一定的內存和計算機時間。請在“系統設置”中，將“使用XP界面”復選框的勾去掉。

11、盡量使用本機使用的DNS，而不要直接選用下拉列表中列出的選項。如果使用“自動獲取”無法正常獲得本機上網所用的DNS，請使用ipconfig /All 命令來看。此外，最好設置同時使用多個DNS，每個DNS的IP地址請用空格隔開。

12、最好填上本機域名，如果您的機子沒有，那么最好模擬一個吧，格式是：xxx.com或xxx.net等。因為有的郵件服務器在接收郵件時，對于沒有域名的服務器發出的郵件會拒收的。
　　
13、對具有分組功能的群發軟件（如極星），建立分組時，應該注意，建立的每個分組中包含的郵箱最好不要超過8000個，大于這個數字的分組，最好使用自動分割功能將它分割成多個分組。
　　
14、應能夠熟練掌握模板，它能為你節約不少時間。此外，如果您編輯的是HTML郵件或者在郵件中使用了“替換符號”的話，最好使用菜單中的“預覽”功能看一下您發出郵件的效果。
　　
15、比如在發送@163.com時，如果你填寫的發件人郵箱（也就是你自己的郵箱）如果是某些知名郵箱的后綴（例如@163.net, @sina.com等等我們常用的），就會發送失敗，出現553的錯誤。這是為什么呢？因為@163.com郵件服務器比較特殊，會判斷郵件是否真的從發 件人郵件服務器發出的。例如，如果你填寫的發件人郵箱是xxxx@263.net，它會根據你的郵件頭中的IP來判斷你這封郵件是不是真的來自 263.net的郵件服務器，由于263.net郵件服務器是固定IP的，因此很容易發現IP和真正的郵件服務器是不符的，因此就會返回553錯誤，也就 是認證錯誤！那么該如何解決呢？？其實很容易，你只要在填寫發件人郵箱時，不是我們常用的郵箱就可以了，例如隨便填寫一個 xxxxx@iloveu.com之類的，就可以輕易混過關了。 在群發很多郵箱時如不能正常發出都可以采用以上方法！