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一、總則
 1、公司辦公自動化系統(以下簡稱OA系統)是以點晴OA辦公管理信息系統為管理平臺，采用瀏覽器/服務器(B/S)結構，建立起來的覆蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統，實現網上辦公、無紙化辦公和信息資源共享。OA系統是公司信息化建設的重要組成部分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。
 2、為了加強對公司OA系統的管理，提高公司工作效率，有效降低和節約成本，加快辦公自動化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢，最終解決部門自身與部門之間協同工作的效率問題，從而系統地推進管理工作朝著制度化、標準化和規范化的方向發展，結合公司實際情況，制定本制度。

二、組織職責
OA系統的運行中，公司各部門各負其責，協同配合。職責如下：
 1、公司行政人事部是公司辦公自動化OA系統的歸口管理部門。主要職責為：
  (1)、負責制定OA系統規章制度；
  (2)、負責OA系統核心工作流程設計、修改；
  (3)、負責OA系統各職能部室工作流程設計的審核；
  (4)、負責確定、監管OA系統核心工作流程參與人員的權限；
  (5)、負責監控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；
  (6)、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；
  (7)、負責OA系統內各大功能模塊信息內容更新的監督；
  (8)、負責對系統內的保密設置進行定期檢查；
 2、OA系統管理員負責OA 系統的建設、維護和服務支撐工作，負責服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：
  (1)、負責OA系統軟件的配置升級管理；
  (2)、負責OA系統的數據備份；
  (3)、負責制定OA系統應急方案和系統技術管理規章制度；
  (4)、負責公司領導、各部門人員的培訓和技術指導工作；
  (5)、負責OA服務器、操作系統和硬件的維護，確保服務器安全運行；
  (6)、負責系統用戶注冊、注銷等管理；
  (7)、負責OA平臺功能模塊各部門書寫權限的設置。
 3、人事人員負責為OA辦公系統提供現行的組織機構設置，提供OA辦公系統中用戶的流動信息。主要職責為：
  (1)、負責現有用戶、及新增用戶的審核；
  (2)、負責提供用戶(變更或注銷)信息給OA系統管理員。

三、基礎管理
 1、使用OA系統的各級用戶應保證各類文件處理的響應時間。系統所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統瀏覽一次，以保證公文系統的正常流轉和信息的及時傳送，優選能安裝點晴MIS信息通手機APP和PC客戶端長期登陸進OA辦公。
 2、協同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處理時間應不超過8個工作小時(即一個工作日內)。如有應長期外出、請假、調休等特殊原因造成無法使用OA系統的，必須將所有或部分權限授權給關聯人員、或者自行在點晴MIS信息通手機APP和PC客戶端中完成審批，以保證各類業務的正常流轉。
 3、每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；同時為保障系統安全，各個用戶不得在網吧和其他公共場所使用公用電腦登錄OA系統，而應使用公司或家中的電腦登入。
 4、每位OA用戶要保證在OA系統上發布、流轉的信息和文件的準確性、完整性和規范性，并對所發布和審批的內容負責。在OA系統中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執行和遵守。
 5、OA系統中的各分類公告及新聞均由有權限人員予以發布和更新，具體內容由本單位負責人確定，新聞內容不應涉及相關商業機密；人事公告或日常行政公告由行政人事部負責統一發布和管理，主要涉及各級人員的職務任免、調動和重大獎懲(包括通報表揚、重大表揚、嚴重警告)以及員工錄用和辭退等人事信息；各公司和總部發布的日常行政公告，主要涉及本單位的制度發布、管理規范和其他重大事項等內容。
 6、各級OA用戶應認真遵守本制度的相關規定，進行規范使用和操作，違反本制度規定進行操作或使用的，將由上級主管或總部系統管理人員視情節輕重給予輕度至中度類別過失處罰。

四、應用管理
 1、工作流模塊的使用
  (1)、工作流模塊是OA平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務三大類型。用戶只需根據實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應授權范圍內的表單，并根據系統綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應根據公司相關制度規定和要求對表單進行操作和審批。
  (2)、各流程節點的辦理人應及時審批處理流程發起人所要辦理的事情，以免耽誤發起人辦理。
  (3)、用戶新建流程并提交后應點擊“已辦事宜”，以確保所設流程的準確性。上級審批人在接收到流程發起人的申請后應及時審批，若拒絕發起人的申請可不進行提交，但必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發起人在接收到回退指令后，應認真查閱回退理由，以便重新調整和更改流程。
  (4)、綁定流程的固定表單按業務實際需要對發起人進行授權，每個用戶可發起使用的固定表單在個人首頁中的“新建模塊”界面中可以直接調取使用，固定表單的具體分類和使用對象見《附件1：流程流程表單分類說明》。
 2、文檔歸檔、查詢和共享
  (1)、各級用戶均可對自行發起、審批或協同的協同文檔或固定表單進行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協同或使用人進行歸檔。
  (2)、工作流程歸檔時是按文檔類別進行的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關的工作流文檔。
  (3)、公共文檔中設置了部門文檔文件夾，各部門主管可設置各自部門文檔查詢、編輯或下載權限，確保文檔只給有對應權限的人使用或查閱，重要業務文檔或財務報表等文檔一般只能設置查詢權限，不得開放編輯和下載權限，以保證重要數據的安全性。
  (4)、各級有權限人員均可進入公共文檔中進行相關業務文檔的調閱和使用，各部門主管有進入公共文檔中對各類文檔查詢的權限。公共文檔的具體分類和使用對象見附件2：《OA平臺公共文檔權限分配表》。
 3、工作日志
  (1)、公司人員均應于每天在“工作日志管理”—“我的日志”模塊中新建每天的工作日志計劃和記錄，以方便安排和查看日常工作的進度。各級主管亦可在下屬工作日志中查看本部門人員工作日志記錄。
 4、郵件及消息的應用
  (1)、各個用戶均已在OA系統中綁定了內部郵箱和消息，各用戶應定期檢索自己的收件箱，以查收和處理郵件。
  (2)、內部郵件和消息主要用于與公司內部人員溝通和交流，內部各部門溝通和交流應盡可能使用協同方式進行，以提高業務處理效率。
  (3)、OA平臺各人員如有任何待辦事宜都會有消息彈出框進行提醒。員工每隔一段應對內部郵件和內部消息進行清理工作，以免長時間積累影響服務器處理速度。

五、安全保密
 1、按照公司《公司網絡管理制度》的規定，為了保證各單位的網絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、pplive等占用網絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網絡視頻；嚴禁對網絡軟件和硬件進行非法操作。
 2、OA系統的所有用戶，不得利用OA系統從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統安全的數據。
 3、OA系統中的所有用戶應按規定的權限閱讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統服務。
 4、未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不許下載受控的內容。

六、網絡維護
為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統維護的義務：
 1、公司OA管理員是公司OA系統欄目，版面變更唯一的指定人；
 2、禁止在OA系統上傳帶有病毒的文件、圖片等；
 3、未經許可，不得私自改變OA系統的桌面內容；
 4、不得對網絡運行進行人為設限。

七、考核
為強化OA系統的健康運行，發揮其有效作用，實施考核管理。
  1、OA系統自動對協同工作進行跟蹤，對每位同事工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入季度或年度考核范圍。
  2、對長期不使用OA系統、不按統一要求進行規范使用；網上辦公數據不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的后果情況進行處理，對考考核周期內處理事務周期較短的獎懲相關規定進行獎勵。
  3、對不遵守規定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關規定追究相關人員和領導的責任。
  4、對泄落機密，造成不良后果的，按公司有關規定進行處理。

八、應急措施
應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。
  1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發布的同時，發布人還應進行備份，以避免信息丟失。
  2、公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應留有本部門相關備份文件。
  3、OA管理員對OA系統要及時進行維護管理，防止發生系統失效，每周進行一次系統清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。

九、附則
 1、為了保障OA系統的硬件、軟件和信息的安全，保證系統的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。
 2、本制度未盡事宜按公司有關規定執行。